Sí, sabemos que es un medio de comunicación en desuso, que las redes sociales están invadiendo un territorio que hasta ahora era exclusivo de esta forma de comunicación de la que los más jóvenes reniegan. Y sin embargo, todas las mañanas, tras encender el ordenador, asistimos absortos al goteo de correos que van poco a poco engordando nuestra bandeja de entrada. Uno a uno se van acumulando hasta formar una masa compacta que tiene un impacto psicológico de calado en todos nosotros.
No hay vuelta de hoja: los correos electrónicos hay que gestionarlos porque en medio de toda esa barahúnda de mensajes siempre hay uno o varios de obligada lectura y posterior ejecución.
Así las cosas, ver esa creciente colección de mensajes en negrita en la pantalla de nuestro ordenador nos genera un estrés que puede llevar a la desesperación. No estamos hablando de algo trivial: algunas corporaciones como Atos llegaron a la dramática conclusión de que la gestión de los correos electrónicos entre sus empleados era más costosa que los beneficios que aportaba esta forma de comunicación. Y a grandes males, grandes remedios. De la noche a la mañana la firma eliminó por completo el empleo del e-mail como herramienta de comunicación interna.
Como quiera que esta no deja de ser una decisión drástica que es difícilmente exportable al día a día de cada uno, nos conformaremos con una serie de trucos que aplicándolos con rigor, conseguirán que la gestión del correo sea mucho más eficiente y sobre todo, minimicemos el impacto psicológico del desbordamiento por la saturación de correos. Muchos de ellos son de puro sentido común y otros se aprovechan de servicios más actuales que triunfan en la red:
1. Sin miedo a borrar. Sabiendo que más del 70% del correo electrónico que circula por la red es spam y que otro porcentaje considerable inunda nuestras cuentas con boletines e información comercial, ha llegado la hora de aplicarse, como primera tarea de la jornada, eliminar todo lo que nos sobra. Pero por si todo esto fuera poco, somos víctimas de vicios muy extendidos en el uso del correo: como ponernos con copia en mails que no nos incumben o las clásicas cadenas de chistes o bromas.
2. El campo ‘Asunto’, ese gran ignorado. Cuesta creer, pero algo tan sencillo como un empleo eficiente del campo Asunto que tanto tiempo nos puede ahorrar está, por lo general, mal utilizado. Correos con un lacónicohola o bien con este campo vacío obligan al receptor a abrir el cuerpo entero de la misiva y de un vistazo categorizar su contenido. Describir en tres o cuatro palabras en el asunto la esencia del mensaje es una perla de valor incalculable para quien lo recibe.
